Proctoring
Lees verderProctoring is een manier om examens af te nemen zonder dat kandidaten fysiek aanwezig hoeven te zijn op een examenlocatie. Via proctoring wordt de examenafname op afstand gemonitord met behulp van camera’s en speciale software, wat zorgt voor een veilige en betrouwbare examenomgeving. Dit systeem biedt flexibiliteit door examens op elke gewenste locatie mogelijk te maken, terwijl strikte protocollen voor privacy en veiligheid worden gehandhaafd. Proctoring werd tijdens de coronapandemie volop ingezet en heeft sindsdien nog meer bewezen een effectieve oplossing te zijn voor het organiseren van examens, met voordelen zoals lagere reiskosten en vermindering van examenstress bij kandidaten.
Wanneer kiezen voor proctoring?
Proctoring is vooral geschikt wanneer flexibiliteit en locatie-onafhankelijkheid voor kandidaten belangrijk zijn. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor bedrijven die hun werknemers niet naar een specifieke examenlocatie willen sturen, of voor situaties waarbij kandidaten verspreid over verschillende locaties werken. Ook kan proctoring een goede keuze zijn wanneer het verminderen van reis- en verblijfskosten van belang is. Bovendien biedt proctoring een oplossing voor kandidaten die zich prettiger voelen bij het afleggen van examens in hun eigen vertrouwde omgeving, wat examenstress kan verminderen. Het systeem behoudt de betrouwbaarheid en veiligheid van de examens, terwijl het kandidaten de mogelijkheid geeft om examens af te leggen op een moment en plaats die hen het beste uitkomt.
Kosten van proctoring
De totale kosten per examen zijn bij het gebruik van proctoring iets lager dan bij een fysiek examen. Hoewel de kosten per examen bij proctoring iets hoger zijn vanwege het intensievere toezicht, realiseren opdrachtgevers een aanzienlijke beperking doordat er geen reis- en verletkosten zijn. Hierdoor is proctoring een kostenefficiënte oplossing voor opdrachtgevers en voor bepaalde kandidaten zeker een waardevolle optie om te bieden.
Proctoring succesvol ingezet tijdens de coronapandemie
Een succesvol voorbeeld van proctoring bij eX:plain is de inzet van proctoring bij EMWO (Examenbureau Medisch-Wetenschappelijk Onderzoek) tijdens de coronapandemie. Medisch-wetenschappelijk onderzoekers moesten hun examens blijven kunnen afleggen, terwijl de maatregelen voor deze doelgroep hen verhinderden naar examenlocaties te komen. Tegelijkertijd was de noodzaak om ethisch medisch-wetenschappelijk onderzoek uit te blijven voeren hoog. eX:plain implementeerde proctoring om deze examens op afstand mogelijk te maken, waardoor de continuïteit van de certificeringen gewaarborgd bleef. Dit systeem bleek zo effectief dat EMWO deze methode nog steeds gebruikt. Proctoring bood een veilige en betrouwbare manier om examens af te nemen, terwijl het medische personeel kon blijven bijdragen aan de essentiële zorgverlening tijdens de pandemie.
Voordelen van proctoring
Voor opdrachtgevers heeft het aanbieden van proctoring verschillende voordelen:
- Locatie- en tijdonafhankelijkheid: Kandidaten kunnen examens afleggen op een plaats en tijdstip naar keuze, wat reis- en verblijfkosten vermindert.
- Vermindering van examenstress: Kandidaten kunnen in hun vertrouwde omgeving examens afleggen, wat stress kan verminderen.
- Kostenbesparing: De totale kosten voor opdrachtgevers zijn vaak lager door het wegvallen van reis- en verblijfkosten, ondanks iets hogere kosten per examen.
- Behoud van betrouwbaarheid en veiligheid: Strikte protocollen en technieken zoals secure browsers en detectiesoftware waarborgen de veiligheid en integriteit van de examens.
Hoe werkt het?
Een kandidaat doet voorafgaand aan het examen een systeemcheck, daarmee controleren we of het systeem en de internetverbinding voldoen aan de minimale eisen. Vervolgens kan de kandidaat met persoonlijke gegevens inloggen op de beveiligde omgeving. Vanaf dat moment worden zowel beeldscherm als webcam opgenomen.
Bij record & review worden deze opnamen door een reviewer bekeken om te bepalen of een kandidaat zich aan het examenreglement houdt. De eventuele bevindingen worden gedeeld met de examencommissie. Bij live proctoring worden eventuele bevindingen live door de proctor vastgelegd. De opnamen worden bij live proctoring alleen gebruikt voor een steekproef of als bewijslast indien incidenten door een examencommissie beoordeeld dienen te worden.
Tijdens het examen communiceert de proctor via de chat met de kandidaat. Bijvoorbeeld om te helpen met wat toegestaan is of om een waarschuwing te geven.
Toezicht en privacy
Bij proctoring ziet de proctor of reviewer zowel het scherm als de beelden van de webcam van de kandidaat. Dat betekent dat soms ook de persoonlijke omgeving van de kandidaat, zoals een huiskamer, zichtbaar is. Daarom hebben wij een strak protocol voor het omgaan met die data opgesteld in lijn met de AVG. Alle opnamen worden uiterlijk na vier weken verwijderd. Indien de examencommissie besluit dat een incident tijdens het examen niet conform examenreglement is, zullen opnamen bewaard blijven gedurende het doorlopen van deze procedure.
